Syyskauden ensimmäinen johtoryhmän kokous / Management group meeting 10th August

10.8.2020 — Riitta Yrjönen

Below in English

10.8.2020 kokouksessa teimme päätöksen, joka johti tämän johtoryhmäblogin syntyyn. Johtoryhmä haluaa viestiä paremmin toiminnastaan. Viestinnän kehittämistä pohdittiin jo keväällä, silloin esille nousi erilaisia vaihtoehtoja mm. lyhyitä summary-muistioita intraan tai blogityylinen vapaamuotoinen lyhyt kooste kokouksista.Päätimme nyt aloittaa toiminnasta uuden blogityylisen julkaisun, jossa lyhyesti kerromme mistä johtoryhmässä keskustelemme, mitä asioita käsittelemme ja mitä on tapahtumassa. Joten tuumasta toimeen, jatkossa vähintään kerran viikossa tulee kooste johtoryhmän kokouksesta ja palavereista.

Seuraavana asialistalla on korona – todennäköinen keskustelujen kestosuosikki koko syksyn. Yliopistolta ei vielä tullut uusia ohjeita (10.8. mennessä) intraan syksyn osalta. Avoimia kysymyksiä on paljon, uudet opiskelijat tulevat kuitenkin kampuksille jo viikon päästä 17.8.2020. Kati Iltanen, opetuksen varadekaani, briiffasi mitä ohjeita nyt on käytössä, miten edetään ja mitä selvitellään. Suurimmiksi keskustelun aiheeksi nousi käytännön suuret ongelmat, maskien saatavuus, hankinta ja jakelu opettajille ja opiskelijoille lähiopetustiloihin, joissa ei voida pitää riittävää etäisyyttä. Kuinka tapahtuu laitteiden ja tilojen puhdistaminen esim. labroissa ja kielistudiossa, harjoitustoimituksessa yms. sen kaltaisissa tiloissa? Ja onko kielistudioihin mahdollista saada esim. pleksilasit.
Päätettiin, että tiedekunta-assistentit Riikka Tuomisto ja Kaisa Valtee tekevät yhteistilauksen ns. ”aloituspaketit” (maskeja, käsidesiä, hanskoja, desinfiointiaineita), jotta opetuksen alkaessa päästään nopeasti liikkeelle.

Kävimme läpi tiedekunnan vuosisuunnittelun ja henkilöstösuunnitelman aikatauluja ja taustamateriaaleja. Valmisteilla on kyselylomake henkilökunnalle. Lomakkeiden kysymykset ja saattokirje on oltava valmiit 18.8.2020. Aikataulu on aika nopea, vuosisuunnitelmaa käsitellään elokuun tiedeneuvostossa.

Lopuksi HR Eveliina Nurmi toivoi ehdotuksia kahteen kehittämisryhmään (professoreiden tutkimusvapaat ja Tenure track -kehittämisryhmiin).

*****

At the meeting on August 10, 2020, we made a decision that led to the creation of this management team’s blog. The management group wants to communicate their activities better. The development of communication was already considered in the spring, when various alternatives emerged, e.g. short summary notes into the intranet or a blog-style free-form short summary of meetings. No sooner said than done, so from now on at least once a week, we will publish a short free-form summary of the management team meetings.

Next on the agenda is Covid-19, likely a lasting theme for the discussions all fall. No new instructions have yet been received from the university (by 10 August) for the autumn. There are a lot of open questions, however, new students will arrive on campuses in a week on August 17, 2020. Kati Iltanen, Deputy Dean of Education, briefed on what guidelines are in use at the moment, how to proceed and what to clarify.

The main topics of discussion were the major practical problems, the availability, acquisition and distribution of masks for teachers and students in contact teaching facilities where sufficient distance cannot be kept. How are the equipment and facilities cleaned, for example, in laboratories and language studios, training editing office, and similar facilities? Is it possible to get plexiglass in language studios, for example.

It was decided that the faculty assistants Riikka Tuomisto and Kaisa Valtee will place a joint order for the so-called “starter packs” (masks, hand gloves, gloves, disinfectants).

We went through the schedules and background materials of the faculty’s annual planning and staffing plan. A questionnaire for staff is being prepared. The questionnaire and the cover letter must be completed by August 18, 2020. The schedule is pretty tight, the annual plan will be discussed at the Science Council in August.

Finally, HR Eveliina Nurmi hoped for proposals for two development groups: professors’ research vacancies and tenure track development groups.