Johtoryhmän palaveri 19.8. – Covid19 and annual planning

20.8.2020 — Riitta Yrjönen

Aloitamme johtoryhmän keskiviikkokahvit käymällä läpi Kati Iltasen työstämää tiedekunnan koronaohjetta. Iltanen haluaa ehdotuksia kalvosarjan muotoiluun ja selkeyteen. Kuinka saada erikoistapaukset ja poikkeukset selkeästi esille? Ohjeistusta pyritään vielä selventämään jaottelemalla / laittamalla asioita taulukoihin. (Ohjeet on nyt jo lähetetty tiedekunnan postituslistalla (torstaina 20.8., tässä ne vielä pdf-tiedostona, ohjeita päivitetään tarvittaessa).

Nätylle tulee omat ohjeet, Iiris Ruoho, Kati Iltanen ja Jyrki Vuorinen hoitavat keskustelut nätyläisten kanssa suoraan. Näty on poikkeustapaus, joten heidän ohjeistustaan on turhaa sekoittaa tähän samaan kalvosarjaan.

^{Jyrki Vuorinen on lähettänyt (tiistaina 18.8.) koko henkilöstölle kutsun osallistua tiedekunnan vuosisuunnitteluun . Osallistuminen tapahtuu  Forms-lomakkeen avulla. Vuosisuunnitteluun liittyvistä kysymyksistä on myös mahdollista keskustella dekaanin Teams-kahvitilaisuuksissa keskiviikona (tutkimus) ja torstaina (opetus). (Linkki kyselyyn löytyy myös tiedekunnan Intrasivulta/ pikalinkit/ )

Osallistumisaikaa on sunnuntaihin 23.8. asti. Vuosisuunnittelun luonnos kommentteineen käsitellään tiedekuntaneuvoston kokouksessa 26.8. ja se toimitetaan yliopiston johdolle 2.9.  2020.}

Mistä siinä on kyse vuosisuunnittelussa? Tiedekunnan toiminnan ja talouden suunnittelu (TTS) on tiedekunnissa ja yliopiston muissa yksiköissä toteutettava vuosittainen prosessi, jossa yliopiston johto asettaa tiedekunnille tavoitteet ja pyytää sen jälkeen tiedekuntaa määrittelemään ne toimenpiteet ja resurssitarpeet, joilla asetettuihin tavoitteisiin on mahdollista päästä.

Koko yliopiston yhteiset tavoitteet asetetaan opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) ja yliopiston välisissä neuvotteluissa, joissa nelivuotiskausittain sovitaan keskeisistä yliopistokohtaisista toimenpiteistä, yliopiston tehtävästä, profiilista, vahvuusaloista ja uusista nousevista aloista, tutkintotavoitteista sekä niiden perusteella kohdennettavista määrärahoista. Lisäksi sopimuksessa määritellään myös tavoitteiden toteutumisen raportointi.

Meidän tiedekunnan vuosisuunnittelun Forms-lomake sisältää kolme osakokonaisuutta, jotka ovat tutkimus, opetus ja henkilöstösuunnittelu. Lisäksi mukana on muutama yleisempi kysymys, joihin pyydämme kommentteja ja näkemyksiä.   ^{Pyydämme sinua kertomaan a) omat näkemyksesi annettuihin kysymyksiin (lomakkeen osio 1) sekä b) ideoimaan, miten tiedekunnan johtoryhmän tuottamia ajatuksia voisi edelleen kehittää (lomakkeen osio 2). Lomakkeessa on useita kohtia, ja voit halutessasi vastata kaikkiin tai vain osaan kysymyksistä. Voit kommentoida sisällön lisäksi myös itse kysymyksenasetteluja. Lomakkeeseen vastataan anonyymisti, eikä lomake tallenna vastaajan nimeä tai sähköpostiosoitetta. Kukin henkilökunnan jäsen pystyy vastaamaan kyselyyn vain kerran. Saatuja kommentteja ja vastauksia hyödynnetään vuosisuunnitelman seuraavaa versiota laadittaessa.}

Odotamme tiedekunnan henkilöstön näkemyksiä ja ideoita.

*****

We start the management team’s Wednesday ”coffees” by going through the faculty’s Covid-19 guidelines prepared by Kati Iltanen, who requested suggestions for the design and clarity of the slide set. The slide set aims to summarise instructions and guidelines on teaching at the campuses from teacher’s and student’s viewpoints.

[the faculty’s Covid-19 guidelines pdf The slide set will be updated if needed ]

Näty´s guidelines. Iiris Ruoho, Kati Iltanen and Jyrki Vuorinen will handle the discussions with Näty directly.

On Tuesday, Jyrki Vuorinen sent an invitation to the staff to participate in the faculty’s annual planning.
“You are invited to participate in the faculty’s annual planning process by responding to the measures proposed in this Forms on Sunday 23 August at the latest. The measures and your comments will be discussed at the Faculty Council meeting on 26 August and generated planning document will be submitted to the university management on 2 September. (You can find the form also on intranet [^{Intra/ pikalinkit/}])

Annual planning (operational and financial planning)
Faculty Operational and Financial Planning (TTS) is an annual process carried out by faculties and other units of the university. The procedure starts with the university management setting goals for the faculties. It is then up to the faculty to define the measures and resources needed to achieve the set goals. The common goals of the entire university are set in negotiations between the Ministry of Education and Culture (OKM) and the university. For four years at a time, these negotiations define the core university-level action points, university mission, profile, spearhead fields and emerging new areas as well as the resources allocated to them. The agreement also defines the reporting on the achievement of objectives. Annual planning consists of three areas: key measures, personnel and the budget. For each of these entities, the university has defined its own processes and deadlines. The deadline for the planning of key measures for the faculties is 2 September, for personnel planning 7 October and budget 16 October.

The form contains three parts, which are research, teaching, and human resources. Also, there are a few more general questions on which we ask for your comments and views. We ask you to a) share your own views on the questions given (section 1 of the form) and b) to express your ideas on how the drafted measures produced by the faculty management team could be further developed (section 2 of the form). There are several questions in the form, and you are free to answer all or only some of the questions. In addition to your input content-wise, you can also give us feedback on the questions themselves. The form is answered anonymously, and it does not record the respondent’s name or email address. Each staff member can send the form only once. Comments and responses will be utilised in the preparation of the next version of the annual plan.

Wednesday 19.8.2020 at 13.00-14.00: ITC Annual planning/Research
Thursday 20.8.2020 at 14.00-15.00: ITC Annual planning/Education

The draft annual plan and your comments will be deliberated in the extended faculty council (“iltakoulu”) on 26 August. It will also be discussed in a faculty-wide staff discussion forum. An invitation to that latter event will be sent to you later. We hope that everyone will participate in developing the activities of the ITC faculty!”