Vuosisuunnittelun tueksi: syyskuun kokoukset ja investointien priorisointi
Johtoryhmän palaveri keskittyi tulevan vuoden suunnitteluun, keskittyen erityisesti tiedekuntamme vuosisuunnitteluun ja investointiesityksiin. Syyskuun puolivälissä järjestettävät Zoom-kahvit ja tiimin tapaamiset ovat erinomainen tilaisuus valmistautua tulevaan ja varmistaa, että kaikki osa-alueet – tutkimuksesta ja koulutuksesta henkilöstö- ja talousasioihin – tulevat käsitellyiksi tehokkaasti.
1. Vuosisuunnittelu
Vuosisuunnittelu aloitetaan tänä vuonna kahdella Zoom-kahvitapaamisella, jotka ovat tärkeä osa johtoryhmän valmistelutyötä. Tapaamiset on jaettu teemoittain:
- 17.9. keskustelemme tutkimuksesta ja koulutuksesta. Tätä varten on valmisteltu esitys ”Koulutuksen ja tutkimuksen vuosisuunnittelu, Annual planning_Education & Research_Deans Zoom coffee”, jonka pohjalta tiedekunnan varadekaanit käyvät läpi tulevan vuoden painopisteitä ja tavoitteita.
- 19.9. keskitymme henkilöstöön ja talouteen. Toisessa Zoom-kahvissa käsitellään materiaalia ”Talouden ja HR:n vuosisuunnittelu, Annual planning_Finance and HR_Deans Zoom coffee” ja keskustellaan siitä, miten henkilöstö- ja talousresursseja tulisi jakaa tulevalle vuodelle.
Näiden tapaamisten ja siellä käytyjen keskustelujen avulla voimme viimeistellä tiedekunnan strategiset palvelutarpeet ja kehittää johtoryhmän näkemystä siitä, mitkä osa-alueet vaativat erityishuomiota. Lopulliset päätelmät esitetään materiaalissa 240909 ITC_strategiset palvelutarpeet.pptx.
2. Jatkokoulutusresurssit
Jatkokoulutusresurssien tehokas käyttö on keskeinen osa tiedekunnan toiminnan kehittämistä. Elokuussa laaditun raportin (2024-08 Raportti viimeistelyapurahojen käytöstä 2024_kaikki.xlsx) avulla seuraamme, miten tohtoriohjelmille myönnetyt palkkapaikat ovat edenneet. Nyt on hyvä hetki tarkistaa, miten resurssien siirtäminen yksiköihin on onnistunut. Olemmeko oppineet jotain prosessista? Olisiko jo aika miettiä seuraavia askeleita ja mahdollisia parannuksia?
3. ITC – tarkennukset suoriutumisen arviointijaksolle
Syyskuun puolivälissä käynnistynyt suoriutumisen arviointijakso (15.9.-15.11.) on merkittävä hetki tiedekunnan kehityksessä. Viikon aikana yksiköiden päälliköille lähetetään materiaalit, jotka tukevat prosessia ja auttavat arvioimaan suoritustasoja eri osa-alueilla. Keskustelemme Tiina Toikan johdolla mahdollisista painopisteistä ja tarkennuksista tämän vuoden YPJ-kierrokselle. Tavoitteena on varmistaa, että suorituksen arviointikriteerit heijastavat tiedekunnan nykyisiä tarpeita ja strategisia tavoitteita.
4. Vuosisuunnittelu – investointien priorisointi
Investointiesitysten priorisointi on yksi vuoden tärkeimmistä tehtävistä, ja se käsitellään tapaamisessamme, jossa myös ”staffarit” ovat mukana. Esitysten yhteenveto (ITC-investointiehdotuskooste_2025.xlsx) tarjoaa laajan katsauksen investointiehdotuksiin, jotka on koottu tieteellisten työntekijöidemme toimesta. Ehdotukset on järjestetty priorisointijärjestykseen tiettyjen kriteerien mukaan:
- Kiireellisyys
- Tutkimuksen vaikeus ilman investointia
- Investoinnin yhteys olemassa olevaan kokonaisuuteen
- Käyttöaste
- Välitön ja jatkuva tarve
Näiden kriteerien avulla tiedekunta voi keskustella ja päättää, miten investointivarat jakautuvat ja mitkä esitykset nousevat prioriteettilistalla.
Yhteenveto
Syyskuu on vilkasta aikaa tiedekunnan vuosisuunnittelun ja resurssien käytön kannalta. Zoom-kahvit, jatkokoulutusresurssien arviointi, suoriutumisen arviointijakso sekä investointien priorisointi tarjoavat selkeät askelmerkit, joiden avulla voimme varmistaa tiedekunnan tavoitteiden toteutumisen tulevana vuonna. Näiden tapaamisten ja päätösten avulla rakennamme vahvaa pohjaa sekä tutkimuksen että opetuksen kehitykselle.
//
Supporting Annual Planning: September Meetings and Investment Prioritization
The meeting of the management group focused on planning for the coming year, focusing especially on our faculty’s annual planning and investment commitments. The mid-September Zoom coffee sessions and team meetings provide an excellent opportunity to prepare for the year ahead, ensuring that all key areas—research, education, personnel, and finances—are addressed efficiently.
1. Annual Planning
This year’s annual planning kicks off with two Zoom coffee meetings, which are crucial for the leadership team’s preparation. The meetings are divided by theme:
- On September 17, we will focus on research and education. A presentation titled ”Annual planning_Education & Research_Deans Zoom coffee” has been prepared to guide the deans through the faculty’s key priorities and goals for the upcoming year.
- On September 19, the focus shifts to personnel and finances. In the second Zoom coffee, we will review the material in ”Annual planning_Finance and HR_Deans Zoom coffee” and discuss how to allocate personnel and financial resources for the coming year.
These sessions will help finalize the faculty’s strategic service needs and refine the leadership team’s understanding of which areas require special attention. The final conclusions will be outlined in the document 240909 ITC_strategiset palvelutarpeet.pptx.
2. Postgraduate Education Resources
Effective use of postgraduate education resources is a key area of development for our faculty. With the August report (2024-08 Report on the Use of Final Grants 2024_all.xlsx), we are tracking the progress of allocated doctoral program positions. Now is a good time to assess how well the transfer of resources to individual units has gone. Have we learned valuable lessons from the process? Is it time to consider next steps and potential improvements?
3. ITC Adjustments for the Performance Review Period
The performance review period that began on September 15 and will run until November 15 is an important phase for the faculty’s development. Over the next week, unit heads will receive materials to support this process and evaluate performance levels across different areas. Under Tiina’s guidance, we will discuss potential focus areas and adjustments for this year’s YPJ cycle within ITC. The goal is to ensure that the performance evaluation criteria align with the current needs and strategic goals of the faculty.
4. Annual Planning – Investment Prioritization
Prioritizing investment proposals is one of the most critical tasks of the year, and it will be discussed during our meeting where staff members will also be present. The summary of proposals (ITC Investment Proposal Summary_2025.xlsx) provides an overview of investment suggestions, compiled by our scientific staff. The proposals are ranked according to a set of prioritization criteria:
- Urgency
- The impact on research if not funded
- Alignment with existing operations
- Utilization rate
- Immediate and ongoing need
Using these criteria, the faculty will discuss and decide how to allocate investment funds and which proposals should top the priority list.
Conclusion
September is a busy month for our faculty, with a strong focus on annual planning and resource management. The Zoom coffee sessions, postgraduate education resource evaluation, performance review period, and investment prioritization provide a clear roadmap for ensuring the success of the faculty’s goals in the coming year. Through these meetings and decisions, we will lay a strong foundation for the continued development of both research and education.
Kommentit