Koronan digiloikka vaatii korjausliikkeitä

Koronan tuomista muutoksista on ollut paljon puhetta ja kirjoituksia. On aika miettiä, miten haitalliseksi koetuista lieveilmiöistä päästään eroon. Vaarana on, että ne jäävät pitkään kuormittaviksi ”jälkitaudeiksi”. Kirikykyä voidaan tarvita uusiinkin tarpeisiin. Isällä oli tapana sanoa, että normaalityössä pitää aina olla mahdollisuus kiristää urakkaan.

Kävimme johtoryhmässäni kevään aikana läpi työntekoa ja työhyvinvointia heikentävää työmäärän ja ajankäytön hallintaa. Korona toi tullessaan lisätyöt, etätyöt ja verkkopalaverit, joista jälkimmäinen otti kalenterin valtaansa. Henkilökohtainen työ on osalla siirtynyt viikonloppuihin, illan tai varhaisaamun tunteihin, kun palaverit täyttävät arkipäivät.

Aiemmin monet pienet ajatustenvaihdot ja kommentoinnit hoituivat muutamassa minuutissa satunnaisissa kohtaamisissa ja toisen työpisteellä poiketessa. Nyt tuntuu, että jopa puhelin on unohtunut, kun kaikesta pitää järjestää verkkopalaveri tai lähettää sähköpostia.

Puolen tunnin ajatustenvaihto venyy helposti tunnin verkkopalaveriksi, kun fyysisen kohtaamisen sanaton viestintä puretaan puheenvuoroiksi. Reaktiot heti huomioon ottava viiden minuutin keskustelu vie osapuolilta puoli tuntia, kun kirjoitettu viesti pitää sanoittaa huolellisesti väärinkäsitysten ehkäisemiseksi, ja ”keskustelu” viesteillä on samanlaista pallottelua kuin Espanjan jalkapallomaajoukkueella. Siinä sillä lienee ihan tarkoituksensa, väsyttää vastapuolta juoksuttamalla.

Sähköpostikulttuuri on toki jo parikymmentä vuotta sitten erkaantunut edeltäjästään, henkilökohtaisesta kirjeestä tai puhelusta. Korona-aikana sen kasvun rajoja on alettu yhä enemmän kiertää pikaviesteillä ja keskusteluryhmillä. Seurattavien kanavien määrä on kasvanut työnteossa, vapaa-ajan toiminnasta puhumattakaan. Silmien ja korvien lisäksi kaivattaisiin ihmiselle uutta viestien vastaanottoaistia – katsomatta, lukematta ja kuulematta suoraan tajuntaan.

Monikanavaisuus kyllä tavoittaa aiempaa paremmin erilaisia vastaanottajia, ja tasa-arvoistaa meitä tuomalla itsemme ilmaisutapoihin vaihtoehtoja. Mutta se myös kuormittaa enemmän, kun monista eri tuuteista pitää seurata eri asioita. Pikaviestikulttuuri on myös heikentänyt perinteisten viestien vahvuuksia, taustoitusta ja perusteluja. Aina ei enää jakseta tai ehditä lukea otsikkoa ja ingressiä pidemmälle. Kärsimättömyys iskee jo yli minuutin esittely- tai opastusvideonkin katselussa.

Kaikki vain vanhan miehen kaipuuta menneeseen, vaikka itsekin toimin edellä kuvatusti? Kyllä olisi rauhoittamiselle tarvetta. Ennen sähköpostia yhdelle vastaanottajalle katsotaan kalenterista voisiko asian hoitaa soittamalla minuutin, parin puhelu. Tai voisiko kysäistä kun kohdataan? Kerätä pikkuasioita muistilistalle kerralla hoidettaviksi. Verkkopalaverin oletusarvoksi 15 minuuttia jos on kahdenkeskinen. Puoli tuntia riittäisi usein monenkeskisillekin. Pitääkö mukana olla monta samaa osaamista edustavaa, vaikka sähköisiä kutsuja on niin helppo varmuuden vuoksi laajentaa? Voisiko ylipäätään ihan omin avuin valmistella asiasta pohjaehdotuksen kommentoitavaksi sen sijaan, että kutsutaan koolle palaveri porukalla yhdessä pähkäilyyn?

Helpommin sanottu kuin tehty. Pahin vaihtoehto on kuitenkin se, että väsytämme itsemme sairastumiseen asti liian levottoman ja pakkotahdistetun työn vuoksi. Pitkäaikainen pakkotahtisesti osaamisen äärirajoilla toimiminen on erityisen vaarallista. Rauhoitetun työskentelyn tuomaa palautumista tarvitaan myös työpäivän aikana. Kaikki te täpötäysien työkalentereiden orjat, varatkaa siis etukäteen seuraavia viikkoja silmäillen omille tuottamisvastuillenne aikaa estämään niiden täyttyminen ääriään myöten palavereilla. Jos on pakko joustaa, älä poista varauksia, vaan korkeintaan jaa tai siirrä seuraaville päiville.

Korona-ähkystä toipumista meille kaikille.

 

Kirjoittaja: Mikko Naukkarinen, varatoimitusjohtaja

Kommentit

Kiitos Mikko vinkeistä koronaähkyn torjuntaan. Kesän levon jälkeen syksyllä muutetaan tapojamme ja kehitetään kulttuuriamme yhdessä kestävämpään suuntaan. Siihen tarvitaan kaikkien osallisuus. Sitä ennen, lepuutetaan aivojamme.

Terttu Roivas

28.06.2021 13:42

Kiitos hyvästä kirjoituksesta ja asioiden pohdinnasta. Itse olen pohtinut Etänä Enemmän -hankkeen kokemuksien kautta ns. small talkia: siihen pitäisi varata aikaa virtuallisissa tapaamisissa joko ennen tai jälkeen virallisen kokouksen. Rupatteluhan on justiinsa sitä, mitä jokainen kaipaa työn lomassa. Etäjohtamisessa ja etätyönohjauksessa sen voi toteuttaa niin, että pomo tai työnohjaaja poistuu linjoilta ja sanoo muille, että ”voitte jäädä linjoille ja jakaa ajatuksianne”.
Kirjoituksessa pohdittiin kokousten pituutta: lyhyemmätkin kokoukset olisivat tehokkaampia, jos kaikki osallistujat valmistautuisivat etukäteen. Tämä on todella totta. Jos saadaan aikaan niitä lyhyempiä kokouksia, niin aikaa jäisi paremmin myös ”yhteiseen pähkäilyyn” kuten eräs työnohjattava asian ilmoitti. Vaikka virtuaaliset kokoukset olisivat miten tehokkaita tahansa, tarvitan yhteistä pähkäilyä myös virtuaalisesti.

Hannele Laaksonen

25.06.2021 12:06

Olipa taas puhuttelevasti ja tarkasti tarjoiltu tämä tilannekuva, joka itseäkin kovasti mietityttää. Miten tämä pääsikin lipsahtamaan tähän jamaan? Ja mitä voimme tehdä? Kiitos hyvistä vinkeistä, mutta uskoisin, että tässäkin asiassa yhteiset pelisäännöt ja esihenkilöiden esimerkki ovat niitä avainkeinoja, joilla vallitsevaa toimintakulttuuria voi edes yrittää muuttaa.

Leena

21.06.2021 12:00

Vastaa

Käsitellään kommentteja...

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *