Onko väline valtaamassa tilan ja renki ottamassa isännän paikan?

Minkä kanssa seurustelet päivittäin eniten? Veikkaan, että se on meille useimmille työpäivässä iloa ja murhetta tuottava sähköposti.

Wikipedian mukaan sähköpostin standardointia tehtiin jo vuonna 1973. Omiin työtapoihimme se alkoi tulla voimallisesti 1990-luvulla, eikä näytä olevan mitenkään vanhanaikainen tai nurkkaan heitettävä lähitulevaisuudessakaan.

Moni meistä nyökyttelee hyväksyvästi Wikipedian kuvaukselle: sähköposti on nopea, edullinen ja vaivaton viestintätapa. Samanaikaisesti kurtistamme kulmia ja revimme hiuksia, kun sähköpostiähky painaa päälle. Työnteko vaikuttaa siirtyvän sähköpostiin. Onko väline valtaamassa tilan ja renki ottamassa isännän paikan?

Sähköposti sopii mainiosti laajemmalla jakelulla tapahtuvalle tiedottamiselle. Olettaen siis, että vastaanottajat paneutuvat viestin sisältöön. Se sopii myös asiaan, josta halutaan jäävän viestien dokumentointia. Sillä voi vastaanottaa tarvitsemansa tilastot ja raportit ja toki muistaa nimipäiväsankaria iloisen kuvan kera.

Puhelimella tai Teams-soitolla asioidessa viestintä on kaksisuuntaista. Sähköpostin kirjoittaja taas lataa yksin asiansa ja vastaanottaja lukee sisällön. Useasti tarvitaan tulkintaa ja jatkokeskustelua. Tästä voikin syntyä ketjukirje, joka jatkuu ja jatkuu. Asia olisi mahdollisesti voitu hoitaa yhdellä puhelulla. Onko työnteossamme yleistymässä se, että jokainen tuijottaa omaa työlistaansa ja päässä pauhaa, mitä kaikkea minun pitääkään tehdä. Saan suollettua asiani ulos sähköpostiin ja eteenpäin ja voin olla tyytyväinen – toinen jatkaa sitten ajallaan. Tässä erillisessä ja eriaikaisessa toiminnassa 1 + 1 voi olla enemmän kuin kaksi, mutta kannattaa miettiä, minkälaisen asian hoitamiseen se sopii.

Lisää vuorovaikutuksellista työskentelyä

Muistatko aikaa ennen sähköpostia? Nuori sukupolvi ei omaa kokemusta tuosta, mutta TAMKissa henkilöstön keski-iän ollessa yli 50 vuotta, jotain hämärää muistoa voi olla työstä ja työnteon tavoista ajalta ennen sähköpostia. Kyllä silloinkin saatiin työt hoidettua, tehokkaasti ja tuloksekkaasti.

Välillä vaikuttaa, että meillä on jokin vauhtisokeus ja katse kapeutunut niin, että sähköpostia käytetään lähes ainoana viestintätapana. Laajan etätyön aikana käytäväkohtaamiset ja siinä asioiden hoitaminen on poissa. On totta, että mielessä olevat asiat on helppo kirjoittaa sähköpostiin, ja siellä se viesti odottaa vastaanottajaansa. Yhtä helppo on kirjoittaa itselleen asiat ylös ja varata toiselle keskusteluaika tai ihan perinteisesti soittaa. Se on sallittua ja toivottavaa, kun asia vaatii pohdintaa tai asiassa, jossa viestin lähettäjän olisi aluksi tarve kirjoittaa lavea ja pitkä teksti.

Kaipaan moninaisia työvälineitä – keskustelua, ideointia ja vastavuoroisuutta sitä tarvitsevissa asioissa sekä toteavampaa ja dokumentaatiota kaipaavaa asiointia sähköisesti. Jokainen meistä voi miettiä tarkemmin, mitä välinettä milloinkin käyttää. Tarkkaile sähköpostikäytäntöjämme: jos arvelet viestistä tulevan kysymys, vastaus, kysymys jne., voisiko asian hoitaa toisin. Vaikutukset tulevat työn tasolla vähitellen esille. Tavoittelen sitä, että sähköposti olisi haluttava työkaveri itselle. Nyt kuulee usein päinvastaista ja toteamuksia, että sähköposti ahdistaa. Viesteille ei näy loppua.

Voisimmeko yhdessä sopia sähköpostittoman työpäivän, vaikkapa kuukauden ensimmäisen maanantain? Radikaalimpaa ehdotusta, vapaaviikko sähköposteista, en tohdi tässä vaiheessa esittää. Pyrin itse lisäämään vuorovaikutuksellista työskentelyä. Muistan aivotutkija Minna Huotilaisen suositteleman työpäivän suunnittelun ja rytmittämisen. Huotilaisen ohje on, että max kaksi tai kolme isompaa tehtävää työpäivään ja sijoittelu niihin hetkiin, kun olen tehokkaimmillani. Muu aika on ns. juoksevien asioiden hoidolle. Tasapainottelen siinä, kumpaan kategoriaan sähköposti työssäni kuuluu.

Millaisia ajatuksia sähköpostin käyttö sinussa herättää?

 

Kirjoittaja: Henkilöstöjohtaja Merja Jortikka

Kommentit

Hyvä, että tämäkin asia nousee keskusteluun. Sähköpostin määrä on nykyisin melkoinen ja tarvitaan itsensäjohtamista sen hallintaan. Nykyisenä aikana sähköpostin ja kirjallisen viestinnän roolin ollessa entistä korostuneempi, syntyy myös muita haasteita vuorovaikutukseen. Kirjoitetun viestin tulkinnanvaraisuuteen pitää kiinnittää enemmän huomiota kuin kasvokkain keskustellessa. Myös Vesan mainitsema dialogisuus on lähtökohtaisestikin haaste sähköpostin välityksellä käydyissä keskusteluissa ja jää usein toteutumatta.

savjus

05.11.2020 15:21

Kiitos Merja, että otit tämän arkisen ja tärkeän asian esiin. Sähköposti on ollut sorvini ja vasarani n. 23 vuotta. Oikein hyvin selvittiin ennen sitä ja työt hoituvat tehokkaasti.
Tosin ehkä jokin asia on saattanut saada kirjallisessa muodossa selkeämmän jäsennyksen, mutta liian usein pitkä ketju ilman aitoa dialogia sotkee asiaa entisestäänkin.

T. Vesa Joutsen

Vesa Joutsen

02.11.2020 10:28

Kiitos. Kaikista blogikirjoitukseeni saamistani kommenteista tuleekin hyvin esille moninaisten kommunikointitapojen ja -välineiden tarve.

Merja Jortikka

02.11.2020 16:56

Hyvää pohdiskelua, Merja!

Reilut 10 v sitten kun sähköpostikuormitukseni oli runsaan paperityön (josta onneksi päästy eroon) ohella hallitsematon, tein postiin suodattimen joka siirsi Cc-postit alikansioon ja laittoi lähettäjälle viestin, että luen sen myöhemmin kun vastaanottajatyypistä päätellen ei vaadi minulta toimia. Vähensi Cc-posteja, jotka luin ehkä kerran viikossa. Viestini siis oli, että sähköposti on kirje To-vastaanottajille, eikä minun tarvitse tietää kaikkia lähettämiäsi kirjeitä.

Nykyään runsas postittelu johtuu pitkälti täyteen bookatuista kalentereista ja viestinnän nopeutumisen tuomasta malttamattomuudesta, jolloin molemmille sopivaa live-kontaktiaikaa ei malta odottaa.

Mikko Naukkarinen

30.10.2020 15:19

Kiitos Mikko kommentistasi ja hyvästä vinkistä!

Tunnistan myös mainitsemasi malttamattomuuden viestinnässä ja asioiden hoitamisessa. Tuota saisi mahdollisesti vähemmälle sillä, että suunnitellaan tekemisiämme ja aikataulu on riittävä ajoissa tekemiselle. Tämäkin tarvitsee isomman porukan yhteisen toiminnan tarpeen mukaan.

Merja Jortikka

02.11.2020 16:52

Kylläpä otit kuuman perunan käsittelyyn, ihan sormia polttaa… Ja annoit paljon pohdittavaa, koska itsestähän se on kiinni, mitä välineitä ja miten käyttää. Sähköpostiton päivä kuulostaa hurjan radikaalilta, mutta jos aloittaisi vaikka puolikkaalla päivällä…

Leena

30.10.2020 10:59

😉

Merja Jortikka

02.11.2020 16:45

Olisipa kiva kun teamsin keskustelu -toimintoa ja soittamista käytettäisiin enemmän. Moni asia olisi varmasti nopeammin hoidettu!

Tytti Mattila

30.10.2020 09:17

Kiitos kommentistasi. Otetaan teams-puhelut tosiaan enemmän porukalla käyttöön. Näemme sisäisesti kalenterista helposti, miten toisen varatut ja vapaat ajat näkyvät, jotta esim. opetustyössä säilyy riittävä rauha.

Merja Jortikka

02.11.2020 16:44

Vastaa

Käsitellään kommentteja...

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *