Jokaisen asiantuntijan ei tarvitse olla ammattiviestijä, sillä tukea oman työnsä näkyväksi tekemisestä saa organisaationsa viestintäosastolta – tai vahvat viestintätaidot omaavalta kollegalta. Viestintää voi myös oppia tekemällä sitä.
Erityisen tärkeää on hankeviestintä. Kun kehittämishankkeita tehdään julkisella rahalla, tulee myös tekemisten ja tulosten olla julkisia. Lähes kaikissa tapauksissa rahoittaja jopa velvoittaa siihen. Rahoittajan lisäksi tieto hankkeiden kehittämistyöstä kuuluu kaikille veronmaksajille. Se, että tieto saadaan kuuluville ja näkyville, on osa projektipäällikön työtä. Siihen on varattava aikaa, eikä ole noloa pyytää tärkeään työhön apua.
Yhteistyö viestintäasiantuntijan kanssa on molemminpuolista vuorovaikutusta. Asioiden parissa työskentelevä projektipäällikkö ei voi ulkoistaa viestintää kokonaan jollekin ulkopuoliselle taholle. Hänen päätösvallassaan on se, mistä hankkeen toiminnassa kannattaa kertoa, kenelle ja milloin. Viestintäasiantuntija auttaa viestin muotoilussa, aikataulutuksessa ja kanavavalinnoissa. Viestittävää sisältöä hän ei voi kuitenkaan keksiä itse.
Myös hankkeen koko henkilöstö kannattaa sitouttaa tekemään omat työnsä näkyväksi. Monessa hankkeessa käytetäänkin apuna blogia, jossa kirjoittajavuorot ovat kiertäviä. Näin tekstien teko ei rasita yhtä henkilöä kohtuuttomasti ja samalla kaikkien tekeminen saadaan näkyviin. Blogin etuna on myös se, että se löytyy hyvin hakukoneilla.
Onnistunut hanke ja näkyvät prosessit luovat uskottavuutta ja varmistavat myös jatkohankkeiden mahdollisuudet. Tärkeämpikin tehtävä näkyvyydellä on, sillä se poistaa päällekkäisyyksiä. Kun tieto ja sen löydettävyys on kunnossa, ei toisen hankkeen tarvitse enää tehdä samoja asioita uudelleen. Näin taustoitus ja työstö voidaan aloittaa olemassa olevan materiaalin pohjalta. Parhaimmillaan tämä säästää paljon aikaa jatkokehitystyölle.
Projektipäällikkö on myös aitiopaikalla, jossa voi opetella tekemään itse asiantuntijaviestintää, sillä nyt siihen on mahdollista irrottaa työtunteja.
Mitä aloittelevan asiantuntijaviestijän sitten kannattaa huomioida?
- Viestintä on suunnitelmallista työtä ja siihen menee aikaa. Yhden sosiaalisen median viestin suunnittelu, ajoitus, sanavalinnat yms. vievät aikaa hieman enemmän kuin viidestä kymmeneen minuuttia. Puoli tuntiakaan yhtä viestiä kohden ei riitä.
- Viestinnässä ratkaiseva tekijä ei ole määrä vaan laatu. Aloita vaikka yhdellä viestillä kuukaudessa tai viikossa. Ei hankeviestinnän tarvitse olla jokapäiväistä tai reaaliaikaista. Mitä harvemmalla julkaisutahdilla aloitat, sitä enemmän sinulla on aikaa miettiä ja hioa viestejäsi. Kannattaa myös ajastaa ne etukäteen.
- Itse hanke ei ole välttämättä uutisarvoinen. Keskity mieluummin hankkeen sisältöihin ja pääteemoihin. Huomioi sidosryhmät monipuolisesti ja lähesty heitä kanavissa, jotka parhaiten tavoittavat eri sidosryhmät.
- Muista myös hanketyöntekijöiden sisäinen viestintä sekä sisäinen tiedottaminen muulle organisaatiolle. On tärkeää, että kaikki hanketoimijat tiedostavat viestinnän tavoitteet ja puhuvat asioista samalla tavalla. Viestintä ei kuitenkaan saa jäädä pelkäksi sisäiseksi viestinnäksi.
- Pyydä apua, jos et itse osaa.
Metropolia ammattikorkeakoulu on julkaissut hankeviestinnän käsikirjan. Myös tähän juttuun on lisätty muutama huomio kyseisestä oppaasta. https://www.metropolia.fi/fi/tutkimus-kehitys-ja-innovaatiot/julkaisut/hankeviestinnan-kasikirja
Teksti: Heli Antila.
Kirjoittaja on viestintäalan yrittäjä, toimittaja ja hankeviestijä, joka on opettanut viestintää myös ammattikorkeakoulussa.
Kommentit