Suunnittelin messuosaston Istanbulin Education Fairs of Turkiye messuille, jossa vierailin itsekin TAMKin tarjontaa esittelemässä. Osastot olivat standardikokoisia ja taustan materiaalin koko ja paikka oli tarkkaan määritelty messujen järjestäjän toimesta. Siltikin tai ehkä juuri siksi, osaston suunnittelu oli haastavaa. Emme tienneet etukäteen, että taustakangas olisi pöydän ja tuolien takana niin lähellä, että sen alaosa ei jäänyt näkyviin. Onneksi olimme pitäytyneet “less is more” -linjalla, ja piiloon ei jäänyt mitään tärkeää tai oleellista tietoa kuten monella muulla korkeakoululla oli käynyt. Koska kyseessä olivat kansainväliset messut, emme myöskään voineet tuoda paikan päälle juuri mitään olemassaolevista messutarvikkeista Suomesta, sillä niiden logistiikka olisi ollut aivan liian hankalaa, kallista ja epäekologista.
Tällä kertaa jaoimme messukävijöille kiiltäviä tarroja, jotka tekivät kauppansa nuorten keskuudessa, sekä suomalaista mustikkasuklaata. Muiden maiden hyviä ideoita olivat mm. pienet taiteelliset postikorttityyppiset esitteet ja VIP -jakotavarat. Esimerkiksi Pariisilainen yliopisto antoi kullatun Eiffel-torni avaimenperän ns. varmoille hakijoille, johon he sitten voisivat pujottaa tulevan Pariisin kotinsa avaimet, kun he aloittavat opintonsa. Avaimenperiä oli vain 100 kpl, mikä jo itsessään oli houkuttelevaa. Nämä ovat vain harvoille ja valituille! Oivaltava idea ja lentokonekuljetettavuus ovatkin kansainvälisten messujen tärkeimmät ominaisuudet.
Miten osasto suunnitellaan?
Yksin ei tarvitse kuitenkaan osata. Kun messut on saatu hyväksytysti sekä yksikön budjettiin, että kalenteriin, on aika ottaa yhteys viestintään ja alkaa suunnitella messuosastoa. Autamme suunnittelemaan osaston viestiä ja visuaalista ilmettä messukohtaisesti, yhdessä ideoiden ja sparraten. Ohjaamme tarvittavien ohjeiden äärelle ja suunnittelemme osaston sen tavoitteita tukevaksi. Messuosaston koosta riippuen tarjoamme joko valmiita ratkaisuja tai tilaan räätälöityjä kokonaisuuksia. Materiaaleja on sekä TAMKin, että korkeakouluyhteisön osastoihin.
Muistathan, että messuille osallistuvan yksikön vastuulla on hoitaa projektin koordinointi ja juoksevat asiat kuten osastopaikan ja sen oheistuotteiden varaus, kuljetukset, sopia messuille osallistujat, liikelahjojen tilaaminen, presentaatiot jne. Messujen järjestäjältä saa myös kattavat ohjeet ja aikataulut, jotka tukevat suunnittelua ja toteutusta.
Messuosallistujan muistilista:
- Arvioi alasi messutarjonta ajoissa. Minne ja miksi?
- Budjetoi ja aikatauluta jo seuraavan vuoden budjettiin. Kun messuille meno on hyväksytty, ota heti yhteys viestintään!
- Varaa messupaikka.
- Suunnittele yhdessä viestinnän kanssa viesti ja messuosasto erityisesti kohderyhmän kiinnostusta ajatellen. Haluat kattaa messukustannukset!
- Resursoi messuista vastaava projektikoodinaattori, sillä yksikkösi on vastuussa koordinoinnista.
- Aikatauluta projekti ohjeiden mukaan.
Kirjoittaja: Heini Pääkkönen, viestinnän asiantuntija, graafinen suunnittelu
Kuvat: Heini Pääkkönen
Kommentit