Etä tuli ja jäi – vinkkejä virtuaalisiin kokouksiin

Kuvituskuva

Etätyö ja -johtaminen ovat tulleet koko maailmalle tutuksi ja myös Suomessa työelämä on muuttunut radikaalisti maaliskuun jälkeen. Yhdessä viikossa kaikki muuttui. Aluksi varmaan ajateltiin, että korona menee pikaisesti ohi ja päästään jo syksyllä normaaliin elämään, mutta miten kävikään: tilanne eskaloitui entisestään ja toinen aalto alkoi jo kesällä nostaa päätään. Suomen eri osissa toimitaan alueellisesti eri tavalla riippuen koronatilanteesta. Epänormaalista on tullut entistä normaalimpaa eikä ehkä koskaan olla palaamassa täysin entiseen työhön eikä johtamiseenkaan. Virtuaaliset tapaamiset haastavat osallistujia eri tavalla kuin lähitapaamiset. Tarvitaan uusien välineiden haltuunottoa ja tapaamisten elävöittämistä.

Viestintää Flingalla

Sosiaali- ja terveysalan johtamisen jouluksi valmistuvan YAMK-tutkinnon opiskelijaryhmän kanssa pohdimme etäjohtamisen haasteita ja mahdollisuuksia marraskuisessa etäpäivässä. Käytimme yhteisen pohdinnan apuna Flinga-alustaa, johon myös opiskelijat ihastuivat havaitessaan alustan käytön olevan suhteellisen helppoa. Tämä on yksi alusta, jota etäjohtaja voi käyttää hyväkseen erilaisissa palavereissa ja siten osallistaa virtuaalisesti paikalla olevia. Flingan yhtenä hyvänä puolena on se, että jokainen voi kirjoittaa sinne nimettömänä, mikä toisinaan antaa enemmän rohkeutta mielipiteenilmaisuun. Toinen erinomainen etu Flingassa on se, että alustan osoitteen voi jakaa etukäteen palaveriin osallistuville ja he voivat käydä kirjoittelemassa sinne ehdotuksiaan valmiiksi.

Opiskelijoiden kanssa pohdimme, mikä etäjohtamisessa puhuttaa (kuvio 1). Kyllähän etää on ollut jo kauan, mutta siihen on alettu kiinnittämään huomiota vasta viime vuosina. Kasvokkain tapaamisia pidetään kuitenkin edelleen tärkeimpinä vuorovaikutuksessa ja kohtaamisessa. Kaikki uusi vaatii pelisääntöjen rakentamista, niin tämäkin. Opiskelijat nostivat esille keskeisiksi asioiksi luottamuksen ja viestinnän sekä säännölliset palaverit. Uuden sukupolven myötä etäily yleistyy varmasti, mutta koronan jälkeen ei varmaan enää palata entiseen aikaan, joten etäjohtaminen on tullut jäädäkseen. Etätyössä ja -johtamisessa viestintä on haaste, koska myös erilaisten tulkintojen mahdollisuudet lisääntyvät, vaikka nähtäisiinkin videovälitteisesti kasvotusten. Myöskin pohdittiin sitä, soveltuvatko kaikki esimiehet etäjohtajiksi, koska se saattaa vaatia erilaista persoonaa ja ainakin tekniikan hallintaa.

Kuvio 1. Sosiaali- ja terveysalan johtamisen YAMK-tutkinnon opiskelijoiden pohdintaa etäjohtamisesta

Valmistautuminen on tärkeää

Virtuaalitapaamisessa on tärkeää huolellinen ennakkovalmistautuminen. On tärkeää, että tapaamisesta menee kutsu osallistujille ajoissa ja osallistujat saavat tapaamiseen liittyvää ennakkomateriaalia. Näin osallistujat saavat tiedon, mitä etäpalaveriohjelmistoa käytetään ja mahdollisuuden valmistautua tapaamiseen. Jos käytettävä etäpalaveriohjelma ei ole osallistujille vielä kovin tuttu, ohjelmaan ennalta tutustumiseen on hyvä antaa selkeät ohjeet ja työtehtävien ohessa tapahtuvaan tutustumiseen riittävästi aikaa.

Etätapaamisen rakenne kannattaa suunnitella huolellisesti: miten tapaaminen alkaa ja tapaamiselle varattu aika käytetään, miten käsiteltäviä asioita havainnollistetaan ja osallistujat aktivoidaan osallistumaan keskusteluun, miten siirtymät tulevat sujuviksi eri puheenvuorojen käyttäjien välillä sekä miten tapaamisen yhteenveto tehdään ja tapaaminen päättyy. Tärkeää on myös sopia, mistä tapaamisen mahdollinen tallenne ja muistio löytyvät tapaamisen jälkeen.

Välillä virtuaalitapaamisen haasteena voivat olla tekniikkaan liittyvät pulmat, mutta tarkastamalla äänen ja kuvan laadun hyvissä ajoin jää mahdollisten pulmien ennakoimiseen ja ratkaisemiseen riittävästi aikaa ennen tapaamisen alkua. Hyvä käytäntö on, että ennen tapaamisen alkamisaikaa varataan 10–15 minuuttia, jonka aikana myös osallistujat voivat tarkistaa välineiden toimivuuden. Etätapaamiseen valmistautumiseen kuuluu myös oman ympäristön tarkastaminen: mahdollisen taustahälyn minimoiminen etätapaamisen ajaksi ja sopivan taustanäkymän valitseminen.

Selkeää puhetta, mutta myös ilmeitä ja eleitä

Sanallinen viestintä perustuu hyvään ja selkeään puhuttuun kieleen. Virtuaalisessa etäviestinnässä puheen selkeys on erityisen tärkeää. Varsinkin silloin, jos viestintää ei tueta havaintomateriaalilla, jolloin viesti vastaanotetaan pääasiassa kuullun perusteella. Puhujan äänenkäyttö vaikuttaa puheen tulkintaan ja sen ymmärtämiseen. Selkeää puhe on silloin, kun puhuja käyttää luonnollisesti vaihtelevaa puheen sävelkulkua, painottaa sanomassaan sopivasti pääasiaa, puhujan puherytmi on rauhallinen ja puhejaksojen edellä ja jälkeen on tauko. (Selkokeskus 2016.) Virtuaaliviestinnässä omaa puhetta kannattaa tukea käyttämällä havainnollistavaa materiaalia, jotta tapaamisen osallistujat pystyvät vastaanottamaan sanomaa paremmin. Puheen havainnollistaminen selventää asiaa, vahvistaa asian perusteluja, lisää osallistujien mielenkiintoa, elävöittää puhetta ja auttaa myös puhujaa jäsentämään omaa asiaansa.

Opiskelijat pohtivat (kuvio 1), miten virtuaalisia tapaamisia voidaan elävöittää, jotta osallistujat eivät olisi tapaamisissa paikoilleen jähmettyneitä ja  ilmeettömiä. Tapaamisen alussa voisi aina toteuttaa ”mitä kuuluu” -kierroksen, jotta kaikki pääsevät ääneen ja voivat kertoa tärkeimmät senhetkiset asiat. Virtuaalitapaamissa olisikin myös hyvä opetella katsomaan kameraan, koska silloin osallistujien kesken syntyy parempi kontakti tunnetasolla ja psykologinen turvallisuus kasvaa. Jokainen voi opetella käyttämään myös ilmeitä ja eleitä kuten hymyä, peukutusta, pään puristamista tai nyökkäämistä. Tapaamisen alussa voidaan myös sopia muista sopivista käsimerkeistä.

Lähteet:
Selkokeskus. 2016. Äänenkäyttö. Luettu 13.12.2020.
https://selkokeskus.fi/selkokieli/selkokieli-vuorovaikutuksessa/aanenkaytto/
Routarinne, S. N.d. Johdanto etäkokousvinkkeihin. Doninto. Katsottu 13.12.2020.
https://www.doninto.com/fi/johdanto-entistakin-parempiin-etakokouksiin/

Kirjoittajat: yliopettaja Hannele Laaksonen ja lehtori Anne Silván, terveysala, TAMK
Kuva: Pixabay, muokannut Minttu Rantanen

 

Kommentit

Vastaa

Käsitellään kommentteja...

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *