Perehdytyssuunnitelman rakenne
Perehdytyssuunnitelma jaetaan osiin ajan perusteella esimerkiksi seuraavasti: toiminta ennen aloitusta, ensimmäinen päivä ja viikko sekä perehdytyksen loppupalaveri. Jatkuvuutta malliin saadaan sopimalla vähintään vuosittain tapahtuvia seurantajaksoja. Tietenkin perehdytykseen liittyviä asioita voidaan seurata myös nopeammalla aikataululla riippuen tehtävien ja projektien tilasta.
Toimintaympäristöön liittyy eri sopimusten, työpisteen ja työkalujen sekä -tunnusten hankkiminen yhdessä henkilöstöhallinnon, IT ja uuden henkilön esihenkilön johdolla. Organisaatioon tutustuminen lähtee liikkeelle yrityksen tavoitteista, arvoista sekä miten yrityksen toiminta on jaettu eri osiin. Tehtäväkohtainen osuus sisältää tarkemmin mistä tehtävistä lähdetään liikkeelle. Usein tässä vaiheessa apuna on kummi-henkilö, joka tarvittaessa vastaa tehtäviin, työmenetelmiin, -kaluihin ja muihin työpaikkaan liittyviin kysymyksiin. Tiimi-osuudessa tavoitteena on tutustuttaa henkilö lähitiimiin, jolloin kommunikointi ja pääsy tiimin sisäiseen toimintamalliin helpottuu.
Perehdytyssuunnitelman soveltaminen
Perehdystehtävät pitää aloittaa jo ennen uuden henkilön tuloa työpaikalle. Esihenkilön pitää sopia esimerkiksi työpisteen sijainti ja hankkia työkalut ja -tunnukset. Myös erilaiset hallinnolliset asiat kuten työsopimus ja tehtävä- ja vastuukuvaukset pitää valmistella. Kun uusi työntekijä tulee työpaikalle, esihenkilö ja kummi pitävät ensimmäisen perehdytyspalaverin ja kertovat mahdollisten muiden perehdytystilaisuuksien aikataulusta ja paikasta. Ensimmäisenä päivänä kierrätetään uusi henkilö yrityksen tiloissa ja esitellään muulle työtiimille. Tämän jälkeen uusi henkilö voi aloittaa työtehtävänsä ja itsenäisen tutustumisen perehdytysaineistoihin.
Viimeistään ensimmäisen viikon jälkeen pidetään seurantapalaveri perehdytyksen tilasta ja jatkotoimista. Perehdytykselle voidaan tarvittaessa sopia myös esihenkilön kanssa esimerkiksi kolmen kuukauden päästä pidettävä perehdytyksen päätöspalaveri, jossa läpikäydään onnistumiset ja asiat, joihin pitää vielä kiinnittää huomioita.
Osaamistarvekartoituksen ja osaamismatriisin hyödyntäminen
Yllä olevien asioiden lisäksi yrityksissä olisi hyvä tehdä osaamistarvekartoitus ja osaamismatriisi yrityksen henkilöiden eri rooleista, joiden avulla nähdään eri henkilöiden osaamisen taso ja miten heitä pitäisi jatkokouluttaa. Toinen näkökulma on se, että kun henkilöiden osaamisista on tarkempi kuva, niin heidän osaamistaan voidaan joustavammin hyödyntää yrityksen eri tehtävissä esihenkilöiden toimesta. Jatkuvuutta perehdytykseen saadaan esimerkiksi pitämällä osaamiskartoitus- ja kehittämispalavereita vähintään vuosittain esihenkilön ja työntekijän välillä.
Tätä mallia voidaan soveltaa esimerkiksi automaatiota hyödyntävissä yrityksissä heidän lähtökohdistaan ja tarpeistaan. Jatkossa TTDLoikka-hankkeessa on tavoitteena aloittaa yrityskohtaiset pilot-hankkeet, jossa tätä jatkuvan perehdyttämisen mallia sovelletaan.
TTDLoikka-hankkeen kesto on 1.9.2021 – 31.8.2023. Hankkeen toteuttavat yhdessä Turun yliopisto (Turun Kauppakorkeakoulu, hankkeen koordinaattori) ja Tampereen ammattikorkeakoulu. Päärahoittaja on Euroopan Sosiaalirahasto (ESR). Hanke rahoitetaan osana unionin Covid-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.
Lisätietoja hankkeesta: https://workinformatics.utu.fi/hankkeet/ttdloikka/
Teksti: Lehtori Antti Välimäki, Teollisuusteknologia, TAMK
Kuva: Pexels
Kommentit