TAMKin ICT-päällikön Virve Peltoniemen (2019) mukaan Peppi on kasvanut muutamassa vuodessa merkittävimmäksi korkeakoulujen koulutuksen toiminnanohjausjärjestelmäksi ja palvelukokonaisuudeksi. Yli 30 korkeakoulua (n. 80%) on ottanut sen käyttöönsä ja liittynyt kehittämiskonsortioon. Peppi on herättänyt kiinnostusta myös maailmalla ja sitä on testattu muun muassa Islannissa.
Vuosikausien kehitystyön tulos
”Peppi on valtavan laaja palvelukokonaisuus, jonka kehittäminen kulkee läpi organisaation.”
Tuloksekkaan toiminnan takana on vuosikausien sitkeä kehitystyö. Erikoissuunnittelija Anna-Liisa Karjalainen TAMKin tietohallinnosta kuvaa, että TAMKin osalta kehittämisen kimmokkeena oli tarve korvata vanhat koulutuksen järjestelmät (Winha ja TOISU) avoimella, ajanmukaisella ja yhtenäisellä tietojärjestelmäkokonaisuudella, joka palvelisi saumattomasti eri käyttäjäryhmiä – niin henkilöstöä kuin opiskelijoita.
Kehittäminen aloitettiin vuonna 2010 yhdessä Metropolia ammattikorkeakoulun kanssa määrittelemällä suunnittelijan palveluita. Ensimmäiset työkalut saatiin käyttöön vuonna 2013. Yhteistyö jatkui opintopalvelujen keskeisen työkalun perusrekisterin suunnittelulla ja myöhemmin käyttöönotolla. Tässä projektissa migraatio eli tietojen siirto vanhasta järjestelmästä uuteen oli aikaa vievä prosessi. Se kesti peräti kaksi vuotta. Noin 20 vuotta palvellut Winha-opiskelijarekisteri jäi tarpeettomaksi vuonna 2016. Uudet käyttäjäystävällisemmät toiminnallisuudet/palvelut olivat nyt saatavilla henkilöiden roolien mukaisilla työpöydillä: suunnittelija, opettaja, korkeakoulupalvelut ja opiskelija.
Vähitellen Pepin käyttäjämäärän kasvaessa syntyi kansallinen verkosto, Peppi-konsortio. Karjalaisen mielestä Pepistä tekeekin erityisen sekä järjestelmä itsessään mutta myös se tapa, jolla kehittämistä on viety eteenpäin verkostomaisesti yhdessä kehittäen. Järjestelmäkokonaisuuden kaupalliset ja jakeluoikeudet suomalaisella korkeakoulusektorilla omistaa Tampereen ammattikorkeakoulu Oy yhdessä Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n kanssa (ks. Peppi-konsortion www-sivut).
Yhdessä tekemistä ja osaamisen yhdistämistä
”Halutaan kehittää koko ajan yhdessä. Ei lähdetä siihen, että jokainen kehittäisi sitä yksin.”
Konsortion toimintaan on sisäänkirjoitettu jatkuva kehittäminen ja parantaminen osaamista yhdistäen. Kertamaksun lisäksi jäsenkorkeakoulut tuovat työpanosta seitsemässä teemaryhmässä tehtävään kehittämistyöhön. Ryhmissä näkemykset muodostuvat yhteisiksi; kehittämistyö on vuorovaikutteista. Myös TAMKin sisällä Peppi-kehittäminen tehdään tiimeissä.
Karjalainen kertoo, että yhteistyö Metropolian ja muiden kehittämiskumppaneiden kanssa on sujunut erinomaisesti. Lisäarvoa on tullut siitä, että on voitu jakaa tehtäviä ja saatu laajemmalta joukolta käyttäjiä palautetta. Yhteistyön kautta on pystytty oikaisemaan prosesseja ja tekemään niitä läpinäkyväksi. Myös tietojärjestelmän kokonaisarkkitehtuuri on helpottunut. Samalla yhteiskunta on säästänyt voimavaroja, rahaa ja aikaa verrattuna aikaisempaan malliin:
”Kansallisesti on hyvin paljon hyötyä siitä, että jotkut tekevät asiat ensin, jotta muut selviävät erinäisistä haasteista nopeammin.”
Käyttäjälähtöisyys, ketteryys ja avoimuus lähtökohtana
”Pepissä on aina otettu testaukseen käyttäjiä. Se on ollut sellainen sääntö.”
Peppi-tietojärjestelmän tavoitteena on toimia käyttäjien muuttuvien tarpeiden mukaisesti kussakin korkeakoulussa. Substanssiosaajat, kuten opintohallinnon edustajat, koulutuspäälliköt, johtajat ja opiskelijat ovatkin olleet mukana kehittämisen alkuvaiheesta lähtien.
Toiminnan taustalla on ketterä kehitysmalli, jossa uutta ominaisuutta kokeillaan ensin pienillä ”spekseillä”, kuten Karjalainen asiaa kuvaa. Käyttäjät ilmoittavat ongelmasta, toimittaja korjaa vian ja tekee versiopäivityksen, korjausta testataan ja valmis korjauspaketti asennetaan tuotantoon. Testausta jatketaan puhtaan tuloksen saamiseksi.
Avoimuus ja Peppi-organisaatioiden laaja osallistuminen kehitystyöhön edesauttavat korkeakoulujen tuleviakin yhteisiä tarpeita. Peppi-konsortion työryhmissä on kirjattu jatkokehitystoiveita, joista osa on jo kehitysvaiheessa (RAP+ -projekti = Ristiinopiskelu, AHOT ja Perusrekisteri+) ja osa on menossa toimittajille kilpailutukseen.
Myös ulkoisten toimijoiden osallistuminen on huomioitu. Pepissä on avoimet rajapinnat, joten kehittämisestä kiinnostuneilla yrityksillä on mahdollisuus tehdä myös omia, avointa dataa hyödyntäviä sovellusohjelmia.
Innostuksella ja johdon tuella vaikuttavia tuloksia
”Johdolle suuri kiitos siitä, että Pepissä on päästy näin hyvin eteenpäin.”
TAMKissa johto on ollut Peppi-kehityksessä ja siihen liittyvässä ohjausryhmätyöskentelyssä aktiivisesti mukana. Karjalainen näkee sen onnistumisen kannalta tärkeänä. Johtamisen ja esimiesten sitoutumisen merkitys on tullut esille myös Peppi-organisaatiossa, joka vie kehittämistä eteenpäin projekteissa ”organisaationa organisaation sisällä”.
Karjalaisen mielestä onnistumista on tukenut TAMKin rohkeus, joustavuus ja panostus kehittämiseen. Myös innostus on kantanut – esimerkiksi tietohallinnossa on ollut edistyksellistä, innostunutta ja aikaansaavaa porukkaa.
Karjalainen toteaa, että yhteistyössä tekeminen on huomattavasti tehokkaampaa, kuin että kaikki tekevät samaa asiaa itsekseen.
”Yksi plus yksi on enemmän kuin kaksi!”
Kirjoittajat: kehittämispäällikkö Piia Tienhaara ja laatukoordinaattori Anu Vainonen, Laadunhallinta ja toiminnanohjaus, IT-asiantuntija Anna-Liisa Karjalainen, Tietohallinto (tietojärjestemäprojektin tiedot)
Lisätietoa Peppi-konsortiosta ja -tietojärjestelmästä:
E-duuni wiki. Saatavilla: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=75748480
Orama, Tuomas (2020). Peppi-esittely, diasarja. Kuntien Tiera -tilaisuus 8.-9.1.2020.
Peppi-konsortion www-sivut. Saatavilla: http://www.peppi-konsortio.fi/
Peltoniemi, Virve (2019). Peppi – Koulutuksen toiminnanohjauksen kokonaispalvelu. AMK-lehti 2/2019. Katsaus 23.5.2019. Saatavilla: https://uasjournal.fi/2-2019/peppi-kokonaispalvelu/
Blogi on osa Vaikuttavuutta TAMKista! -blogikirjoitusten sarjaa. Sarjassa kerrotaan konkreettisia esimerkkejä ja tarinoita siitä, millaista yhteiskunnallista vaikuttavuutta TAMKin toiminnasta eri yksiköissä syntyy ja millaisen kehittämistyön tuloksena se aikaansaadaan. (Ks. blogista tarkemmin.)
Lue lisää Vaikuttavuutta TAMKista -sarjasta.
Kommentit