Kampuksista huolehditaan korona-aikanakin – poikkeustilanne luo uusia käyttötarpeita ja tulevaisuuden visioita

Fyysinen ympäristö muodostuu kaikista niistä esineistä ja asioista, jotka ovat ympärillämme, tutussa palveluympäristössä. Entä sitten, kun kiinnitämme huomion asiakas- ja työntekijäkokemukseen? Millaiselle palvelulle on tarve, kun työskennellään ja opiskellaan etänä? Näitä asioita olemme puntaroineet menneen puolen vuoden aikana. Nykytilanne, jossa tilankäyttäjiä on huomattavan vähän verrattuna aiempaan normaalitilanteeseen, luo tila- ja kiinteistöpalveluissakin mahdollisuuden uudistumiseen. Kristallipallon näkymä olisi nyt tervetullut!

Maaliskuussa 2020 kampukset tyhjenivät sukkelaan. Hämmennyksen jälkeen alkoi kiivas huolto- ja kunnossapitokausi. Kampuksilla kerättiin rikkinäisiä ja lojumaan jääneitä kalusteita. Tilattiin nopeasti yhteistyökumppaneiden palveluita, tuotteita ja tarvikkeita olosuhdehuoltoihin ja kunnossapitoon. Mutta tilausten eteneminen oli myös poikkeustilassa. Osa yhteistyökumppaneistamme oli joutunut lomauttamaan henkilöstöään, mikä hidasti toteutuksiamme. Tämä herätti meidät huomaamaan, kuinka tärkeitä yhteistyökumppanimme ovatkaan normaalin ajan sujuvilla reagointiajoilla.

Poikkeusoloissakin haluamme toimia vastuullisesti: käytämme yhteistyökumppaneidemme palveluita tarkoituksenmukaisesti ja keskeytämme sopimustoimitukset ainoastaan perustellusti. Tämän huomion jälkeen kykenimme entistä paremmin samaistumaan asiakkaan rooliin ja organisoimaan omia palvelutoimintojamme mahdollisimman sujuviksi.

Oppimisesta konkretiaksi: ammattilaisen ennakoiva työskentely ja suunnitelmallisuus edistivät jo aiemmin aloitettua palvelunhallintajärjestelmän käyttöönottoa. Palvelun tasalaatuisuuden varmistaminen edellyttää jatkuvaa palveluprosessien kehittämistä sekä omien työvaiheistustemme selkiyttämistä. Haluamme varmistaa asiakkaillemme keskeisten palveluiden toimivuuden ja jatkuvuuden kaikissa oloissa.

Turvallisuus ennen kaikkea – jokaisella on vastuu

Korkeakouluyhteisön tila- ja kiinteistöpalveluissa seurataan aktiivisesti maailmanlaajuisia, valtakunnallisia sekä paikallisia koronauutisia. Olemme aktiivisesti mukana pandemiaryhmässä, jossa tehdään moniammatillisesti tarpeenmukaisia linjauksia korkeakouluyhteisön toimintatapojen ohjeistamiseksi. Teemme jatkuvaa yhteistyötä useiden toimintojen kanssa ja suunnittelemme varautumistoimenpiteitä eri palvelualueillamme.

Pandemia-aikana tutkimustulokset jalostuvat ja tieto lisääntyy. Keväällä korostettiin viruksen leviämistä kosketuspintojen ja kosketuksen välityksellä. Nyt syksyllä on havaintoja, joiden mukaan koronaviruksen merkittävä leviämistapa on myös pisaratartunta. Kiinteistöissä pyritään vähentämään altistumista mahdollisuuksien mukaan siivouksella sekä tarvittavilla taloteknisillä säädöillä. Siivouksessa ja puhtaanapidossa noudatamme THL:n ja TTL:n ohjeita. Kosketuspintojen puhdistaminen on ensiarvoisen tärkeää. Työtiloissa tuolien selkänojat ja pöytien reunat pyyhitään huolellisesti. Aseptinen työskentely siivouksessa on siistijöidemme merkittävin osa ammattitaitoa.

Tärkein rooli viruksen leviämisen estämisessä on kuitenkin tilojen käyttäjillä. Jokaisen pitäisi viimeistään nyt omaksua muut huomioiva hygieeninen toiminta. Erityisesti käsien huolellinen peseminen saippualla tehoaa rasvaliukoisen viruksen poistamiseen käsistä. Omasta käsihygieniasta huolehtimisen helpottamiseksi kampuksille on toimitettu käsidesipisteitä sellaisille kulkureiteille ja tiloihin, joissa käsien pesu ei ole mahdollista.

Kaikissa ryhmätilanteissa on jokaisen omatoimisesti huolehdittava paitsi omasta myös kaverin turvallisuudesta turvaetäisyyksiä pitämällä, kasvomaskin käytöllä ja huolellisella käsihygienialla. Ravintola-alueilla on harvennettu istuimia, jotta yhtäaikaiset henkilömäärät ja turvavälit pysyisivät hallinnassa. Nämä toimet ovat osa näkyvää tekemistä. Myös ilmanvaihdon toimivuudesta huolehtiminen on yksi kiinteistön olosuhdepalvelu, jolla voidaan vaikuttaa aerosolien leviävyyteen.

Poikkeusolot antavat vauhtia tilojen uudenlaiselle käytölle

Tila- ja kiinteistöpalveluissa teemme parhaamme epidemian leviämisen estämiseksi ja pitääksemme kiinteistöt toimintakuntoisina. Pidämme ensiarvoisen tärkeänä, että asiakkaamme voivat asioida turvallisesti kampuksilla koronatilanteessakin, jos asiointi on välttämätöntä. On hienoa, että olemme saaneet pitää tilat henkilöstön ja opiskelijoiden käytössä, vaikkakin rajoituksin. Kasvokkain kohtaamisilla on suuri merkitys yhteisön jäsenille.

Kampuksilla toimiville vuokralaisillemme olemme tehneet vuokrasopeutuksia tilojen käytön mukaisesti. Sen lisäksi, että osa on lakisääteistä, olemme halunneet helpottaa yrittäjyyden mahdollisia taloudellisia hankaluuksia koronapandemian aikana.

Jo nyt on selvää, että tästä poikkeusajasta nousee uudenlainen tarve työympäristöille. Tampereen korkeakouluyhteisön kampuskehitysstrategian tavoitteena on muun muassa kestävää kehitystä tukevan toiminnan rakentaminen. Yliopiston ja ammattikorkeakoulun yhteistyöstä syntyy myös synergiaetuja, joita voidaan hyödyntää kampuskehityksessä.

Samalla kun palvelemme yhteisöä arkipäivän tarpeissa, teemme toimintasuunnitelmaa kiinteistöihin kohdistuvan strategian toteuttamiseksi. Suunnitteilla on tilankäytön tehostamista mm. kustannusohjauksella ja hyödyntämällä käytössä olevien järjestelmien data-analytiikkaa. Muita toimintaa ohjaavia tavoitteita ovat hiilineutraalius, energiatehokkuuden jatkuva parantaminen ja ympäristöstä huolehtiminen. Digitaalisuuden vyöryessä voimalla eteenpäin myös tila- ja kiinteistöpalveluilla on tavoitteena löytää skaalautuvia digitaalisia sovelluksia esimerkiksi tilavarauksiin, opastamiseen yms. palveluihin.

Eivätkä muutokset tähän jää. Korkeakouluyhteisön tila- ja kiinteistöpalveluiden uudelleenorganisoituminen toi kesän aikana omat haasteensa. Varsin vaihtelevissa olosuhteissa olemme luoneet uuden organisaatiorakenteen, ja venymiskykyä on mitattu yksilötasolla osin uusissa tehtävissä. Lopulta olemme kaikesta selvinneet – osin jopa yli odotusten, voittajafiiliksellä.

Teksti: Anu Torniainen, tilapalvelupäällikkö, Tila- ja kiinteistöpalvelut, TAMK
Pääkuva: Jonne Renvall