Uusi aika on nostanut virtuaalitapahtumien suosiota

Ryhmäkuva fasilitaattoreista
Self-Hack järjestettiin TAMKissa elokuussa 2020. Kuvassa tapahtuman fasilitaattorit.

SalesDay 2020 teki virtuaalitapahtumien ennätyksen Tampereen ammattikorkeakoulussa – lähes 1000 ihmistä oli linjoilla. Tampereen ammattikorkeakoulu järjesti SalesDay-tapahtuman kahdeksannen kerran syksyllä 2020. Tällä kertaa se oli ensimmäistä kertaa koronan takia verkossa ja pidettiin etänä eli virtuaalitapahtumana.

Tampereen ammattikorkeakoulun ja ROBINS-tutkimushankkeen yhteinen virtuaalinen Sales Day-seminaari pidettiin 30.10.2020 teemalla Älykkäällä myynnillä kasvuun ja kansainvälisyyteen. Upeasta palautteesta päätellen asiakaskokemus oli kiitettävä ja 82 % vastanneista ei jäänyt edes kaipaamaan perinteistä lähitapahtumaa. 42 % vastanneista löysi tapahtuman sosiaalisesta mediasta ja 25 % omasta verkostosta.

Virtuaalitapahtuman ja webinaarin tai pelkän striimin ero on merkittävä. Kun haluat tarjota tapahtumaan osallistuville kokemuksellisuutta, elämyksellisyyttä ja osallistavaa ohjelmaa, virtuaalitapahtuma verkostoitumisineen ja keskusteluympäristöineen ja esimerkiksi messuosastoineen on oikea valinta. Tähän tarvitaan useampi asia: sopiva alusta ja teknologia, studio tai muu sopiva tila, käsikirjoitus ja suunnittelu- ja tekijätiimi virtuaalitapahtumalle.

Tapahtumateollisuus ry on pystynyt osoittamaan tapahtuma-alan liikevaihdoksi noin 2,35 miljardia euroa Suomessa, josta yli 90 prosenttia on pandemian myötä kadonnut. Tapahtuma-alalla kyse on kymmenistä tuhansista vakituisista työpaikoista Suomessa. Lisäksi alalla on vielä suurempi määrä tilapäisiä ja kausiluonteisia töitä.  Tapahtuma-ala on ollut voimakkaassa kasvussa jo pari vuosikymmentä. Siksi alalle on kouluttautunut ja alalle on myös houkuteltu paljon ihmisiä jo vuosia. Kuitenkin paras lääke pandemiaa vastaan on nimenomaan tapahtumajärjestäjien ammattitaito ja sen ylläpitäminen. Tällä hetkellä korostuukin tapahtumien turvallisuus- ja terveysnäkökulmat. Evento-lehti selvitti miten virtuaalinen elämys syntyy? https://eventolehti.fi/artikkelit/evento-selvitti-miten-virtuaalinen-elamys-syntyy/

Tapahtumien merkitys osana tavoitteellista ja myyntiä edistävää markkinointiviestintää kasvaa koko ajan, joten tapahtuma-alan osaajia fyysisten sekä virtuaalisten tapahtumien suunnitteluun ja toteuttamiseen tarvitaan yhä enemmän niin yrityksissä kuin muissakin organisaatioissa. Poikkeuksellinen ja tapahtuma-alan kannalta kriisiaika on kasvattanut osaamista ja kokemusta virtuaalitapahtumista niin tapahtumatuottajissa kuin eri organisaatioissakin. Taidolla suunniteltu ja toteutettu tapahtuma on loistavaa markkinointia, joka parhaimmillaan parantaa brändiä, tunnettuutta ja liiketoimintaa. Virtuaalitapahtuma on myös ekologinen valinta ja joihinkin tapahtumiin se sopii jopa paremmin kuin fyysinen lähitapahtuma. Virtuaalitapahtumat eivät tule koskaan täysin korvaamaan aitoja lähitapahtumia, joissa ihmiset kohtaavat kasvotusten.

Virtuaalitapahtuman live-striimaus pitää tunnelman korkealla

Suora livelähetys tuntuu usein jännittävältä, yhteisölliseltä ja pitää tunnelman korkealla koko ajan. Virtuaalitapahtuman tulee olla tiivis ja ajallisesti kestää vähemmän kuin perinteinen lähitapahtuma. Tauotukseen ja rytmitykseen on tärkeä kiinnittää myös huomiota, sillä puhujien vaihto, venyttely- tai lepotauot on hyvä muistaa, muuten ihmiset eivät jaksa keskittyä ja on vaara menettää kuulijoita kesken tapahtuman. Puhujien puheenvuorot on hyvä olla lyhyitä, 15-30 minuuttia per henkilö. Ohjelmaan kannattaa keksiä jotain viihdyttävää ja vuorovaikutteista elementtiä myös, jotta tapahtuma toimii elämyksellisenä kokemuksena. Asiakaskokemuksen positiivisuus ja asiakkaan kokema hyöty tapahtumaan käytetystä ajasta on tärkeää.

Kehittämiskohteita jatkossa, jotta kova työ palkitsee tulevaisuudessa

Tapahtuman suunnittelussa, koordinaatiossa, markkinoinnissa ja järjestämisessä on aina tuhansia työn palasia kuin palapelissä. Lisäksi ihmisten välinen tiimityö ja viestintä tulee sujua ja tekniikan tulee toimia. Tapahtumatyöstä murto-osa näkyy ulospäin, suurin osa työstä on pinnan alla kuin jäävuoriesimerkissä. Kehittämistä on yleensä aina, varsinkin palautteen keräämisessä ja jälkimarkkinoinnissa.

Avaimet onnistuneeseen ja vaikuttavaan virtuaalitapahtumaan

Tässä omat vinkkini onnistuneeseen tapahtumaan niin järjestäjien kuin asiakkaidenkin näkökulmista.

  1. Tuottajatiimin loistava me-henki, yhteisöllisyys, toimiva tiimityö, kannustaminen
  2. Vuorovaikutteinen, toimiva ja jatkuva sisäinen viestintä suunnittelussa
  3. Markkinointi: selkeä tapahtuman sanoma ja viesti kohdeyleisölle ja yleisön osallistaminen chatin ja sosiaalisen median kanavien avulla etukäteen, tapahtumassa ja tapahtuman jälkeen
  4. Kiinnostavat, osaavat ja ajankohtaiset esiintyjät ja tasokas ohjelmasisältö
  5. Onnistunut ja laadukas tekniikka, äänenlaatu, videoyhteys ja toimiva alusta
  6. Hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuman käsikirjoitus, suunnittelu ja koordinaatio
  7. Sopivan tilan valinta striimaukseen, tilan valaistus, akustiikka ja tekninen varustus
  8. Tekijöiden sitoutuminen tapahtuman suunnittelu- ja toteutustyöhön
  9. Aikataulutus ja tehtävien jako, selkeät vastuualueet ja johtaminen
  10. Markkinointiviestinnän sisällöntuotanto ja monikanavaisuus
  11. Jälkimarkkinointi ja asiakassuhteista huolehtiminen ja kiittäminen
  12. Tapahtuman elämyksellisyys ja kokemuksellisuus aiheuttaen positiivisen tunnereaktion

 

Teksti: Ursula Helsky, projektipäällikkö, Koulutuksen kehittämispalvelut TAMK, AmO, Master in Business Administration (MBA/YAMK), lifecoach.
Kuva: Jaakko Saarilampi

Tampereen ammattikorkeakoulun Learning Lab tarjoaa opiskelijoille mahdollisuuden oppia ja työskennellä myös tapahtumatuotannossa. Jos haluat olla mukana tapahtumatyössä, tehdä tiimitöitä, oppia uutta ja kerryttää opintopisteitäsi, niin ilmoittaudu rohkeasti mukaan Learning Labiin!  https://sites.tuni.fi/learninglab-fi/

 

Kommentit

Vastaa

Käsitellään kommentteja...

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *