Hyödynnä tekoälyä hanketyön etäpalavereiden muistiinpanojen tekemisessä

Tee näin: 

1. Aloita luomalla kokouskutsu(t) Teams-sovelluksen Kalenteri-välilehden kautta. Tapaamiskutsun voi luoda samalla tavalla kuin Outlookin sovelluksessa, joko yksittäin tai toistuvana, mutta on tärkeää luoda kokouskutsu Teamsissa eikä Outlookissa. 
2. Valitse Teams-kokous päälle. Klikkaa samalla rivillä olevaa Asetukset-hammasratasta ja valitse siitä Tallennus ja litterointi-välilehdeltä Vain litterointi – tai Tallenna ja litteroi käy, jos haluat myös videotallenteen. Näin sinun ei tarvitse muistaa joka kerta kokouksen alussa käynnistää litterointia, vaan se käynnistyy automaattisesti. 
3. Kokouksen lopussa tai päätyttyä avaa Teamsista kokouksen chat ja klikkaa oikeasta yläkulmasta Copilot-logoa, joka avaa oikealle Copilot-keskustelun. Olen itse käyttänyt Copilotin ehdottamaa esimerkkipromptia ” Anna kokouksesta yksityiskohtainen kertaus, jossa käsitellään kaikki keskustelunaiheet, tehdyt päätökset ja määritetyt tehtävät.”, mutta voit myös kehittää oman. Kokemuksieni mukaan tämä itse pyydetty yhteenveto on huomattavasti parempi kuin litteroidun kokouksen jälkeen ilmestyvä automaattinen yhteenveto. Jos yhteenveto ei miellytä, pyydä uutta. 
4. Siirry Teamsiin hankkeen oman tiimin Yleinen-kanavalle. Mikäli ylimmällä valintarivillä ei näy Notebook-välilehteä, valitse +-merkki, sen jälkeen sovellukset ja OneNote. Seuraavassa valintaikkunassa pitäisi näkyä ylimpänä Default team notebook tiimin nimellä, mutta voit myös luoda uuden muistikirjan. 
5. Tee muistikirjaan uusi osa painamalla + Lisää osa-painiketta. Anna osalle nimeksi esimerkiksi Viikkopalaverit tai tapaamisten muistiot. 
6. Tee sen jälkeen jokaista tapaamista varten oma sivu. Olen nimennyt hankkeen sivut mallilla ”Vko 35/ 2026”, mutta tässäkin saa käyttää omaa luovuutta. 
7. Mene takaisin Teamsiin kokouksen keskustelun oikeassa reunassa olevaan Copilot-keskusteluun ja kopioi Copilotin antama yhteenveto. Lisää teksti viikon tai kokouksen päivämäärän tai aiheen mukaiselle sivulle Notebookiin. Voit halutessasi muokata tekstiä Notebookissa. 
8. Myöhemmin, kun muistioita on kertynyt ja on tarvetta palata johonkin vanhaan asiaan, voit kysyä tekoälyä hakemaan muistioista jotain tiettyä yksityiskohtaa tai päätöstä. Tätä varten avaa Notebook ja klikkaa yläkulmasta Copilot-logoa. Oikeaan reunaan avautuvaan keskusteluun voit pyytää etsimään jotain tiettyä yksityiskohtaa kaikista Notebookiin sivuista. Esimerkiksi: ”Mitä tehtäviä minulle on osoitettu syyskuussa?” tai ”Nosta kaikista viikkopalaverimuistioista tiedot työpaketti 3:seen liittyvistä asioista.”  

Näin olet luonut hermoja ja aikaa säästävän rutiinin viikkiksien dokumentointiin!  

Loppuun vielä pieni disclamer: litteroinnista ja tekoäly-yhteenvetojen tekemisestä on hyvä sopia hankeporukan kanssa yhteisesti ennen niiden aloittamista. Litterointi toimii parhaiten etänä tapahtuvissa palavereissa: näin transkriptiossa näkyvät puhujien nimet oikein ja sovitut tehtävät kohdentuvat oikeille henkilöille. 

 Kirjoittaja: Miina Kivelä, LIME Digilehtori