Pääset varaussivun asetuksiin menemällä osoitteeseen https://bookings.cloud.microsoft/bookwithme/me tai siirtymällä siihen sähköpostin tai muun Microsoftin työkalun vasemmassa reunassa olevan navigointivalikon kautta. Klikkaa alimpana olevaa Lisää sovelluksia-nappia ja etsi tai valitse Bookings. Sinun on mahdollista valita uutta kokoustyyppiä luodessasi, onko se julkinen vai yksityinen. Julkisella varaussivulla olevista tapaamisista pystyy jokaisesta jakamaan myös suoran linkin, jossa näkyy vain kyseinen palvelu.
Aloita klikkaamalla +-merkkiä Lisää kokoustyyppi ja täytä siihen tarvittavat tiedot. Antamasi otsikko näkyy myöhemmin kalenterimerkinnässä ”Varaajan etunimi sukunimi – Otsikko”, joten suosittelen käyttämään aiheeseen liittyvää nimeä kuten vaikka Oppariohjaus, mikäli on tarve erottaa tapaamiset toisistaan. Jos käytät omassa Outlook-kalenterissasi värikoodattuja luokkia tapahtumille, voit antaa tapaamiselle myös oikean luokan. Silloin kun varaukset ovat aina videopuheluita, voit valita suoraan, että sijainti on Teams-kokous. Tätä asetusta ei pysty muuttamaan jälkikäteen, joten jos ohjauksia on sekä livenä, että etänä, molemmille on järkevä luoda oma kokoustyyppinsä erikseen. Sen jälkeen valitset tapaamiselle sopivan keston ja valitset joko käyttää kalenterisi asetuksissa olevia normaaleja kokousaikoja pohjana ajanvaraukselle, tai syötät erilliset mukautetut tavoitettavuusajat. Jos valitset käyttää normaaleja kokousaikoja, tarkista, että ne ovat asetuksissa oikein, ja että valittuna on oikea aikavyöhyke. Mikäli osa palveluista ei ole varattavissa ympäri vuoden (kuten esimerkiksi HOPS-keskustelut tulee käydä yleensä helmikuun loppuun mennessä), voit avata ajat vain tietylle päivämääräalueelle auki.
Sivun alalaidan Lisäasetuksista löytyy monia hyödyllisiä asetuksia. Olen valinnut oppariohjauksiin 30 min ennen kokousta ja 15 min kokouksen jälkeen puskuriaikaa. Tämä on siitä syystä, että en joudu tilanteeseen, jossa istun ilman taukoja esimerkiksi kolme oppariohjausta peräkkäin samana aamupäivänä ja ehdin tarvittaessa kerrata tapaamisen materiaalit ennakkoon. Olen kokeillut hieman erilaisia varauksen läpimenoaikoja ja mielestäni 2-5 päivää on yleensä hyvä: näin opiskelijat saavat melko ripeästi tarvittaessa ohjausajan, mutta kukaan ei voi tehdä varausta esimerkiksi edellisenä yönä seuraavaksi aamuksi klo 8.00. Sähköpostimuistutus on myös ihan paras juttu, jolla voit laittaa automaattisen muistutuksen tapaamisesta opiskelijalle vaikka vuorokautta ennen tapaamista. Halutessasi saat automaattiviestin lähtemään myös tietyn ajan päästä tapaamisesta.
Kirjoittaja Miina Kivelä on LIME-yksikön digilehtori ja rakastaa kaikkia tapoja, joilla vähentää turhaa säätöä ja sähköpostiviestittelyä
Kommentit